O spółdzielniach

Jak się organizować

Rekomendacje do zrzeszania się (jak się organizować)

Jak się organizować, by osiągać cele? 10 rekomendacji

Wyobrażasz sobie, że na terenie Twojej spółdzielni niektóre rzeczy mogłyby działać lepiej. Myślisz o tym, że tak niewiele trzeba, aby ułatwić życie Tobie i innym mieszkańcom. Obserwujesz nieprofesjonalne działania, czasem patologie. Wiesz, że sam niewiele zdziałasz. Gratulacje. Zaczynasz mysleć strategicznie. Czas przejść do działań.

  1. Zorientuj się w terenie
    Musisz być dobrym obserwatorem. Nie spiesz się. Tu potrzeba czasu. Zbierasz szczegółowe informacje o problemach ludzi w okolicy twojego zamieszkania. Możesz dostrzec niewielkie problemy, a czasem trafisz na bardzo poważne. Nie wszystkie będą związane ze spółdzielnią mieszkaniową. W trakcie orientacji w terenie będziesz je selekcjonował. Jakie są charakterystyczne cechy społeczności spółdzielców? Jaki jest zasięg problemów? Czy się pogłębiają? Jakie będą skutki tego, że nikt nie pomoże spółdzielcom? Zacznij zapisywać nierozwiązane sprawy, o których mówią Ci podczas spotkań sąsiedzi. Będą to jakieś niedogodności, nieprzejrzyste działania, niebezpieczne zaniedbania, braki w komunikacji ze strony zarządzających spółdzielnią. Rozmawiajcie na jakie zmiany w stosunku do stanu obecnego macie nadzieję. Wykorzystaj na rozmowy nadarzające się okazje: zabawę z dziećmi na powietrzu, zakupy, spacer, wyjście z psem, spotkania przy windzie, na parkingu lub przystanku autobusowym. Zobacz lokalną tablicę ogłoszeń, słup ogłoszeniowy, przejrzyj sprawy z najbliższej okolicy, którymi zajmowały się media w ciagu ostatniego roku, znajdź poszkodowanych. Wskazana jest empatia i aktywne słuchanie. Jakie są przyczyny problemów? Zbieraj informacje i trzymaj je pod ręką. I najważniejsze. Czy wciąż sądzisz, że warto podjąć konkretne działania dla sprawy?
  2. Znajdź wojowników
    Pomyśl na kogo można byłoby liczyć. Dla kogo zauważone problemy mogą być ważne? Kto na nich traci? Kto obawia się o bezpieczeństwo? Komu może zależeć na przejrzystości działań spółdzielni? Kto pozostaje sam ze swoimi problemami? Wśród tych osób na pewno znajdą się Ci, którzy będą skłonni włączyć się do działania. Poznaj i wykorzystaj ich doświadczenie. Trzymaj kontakt do najbardziej sfrustrowanych zarządzaniem mieniem spółdzielczym. Zaproponuj współpracę w budowie zespołu. Niektórych koordynatorów działań wybierzesz według miejsca zamieszkania, a niektórych zgodnie z dziedziną, w której się specjalizują. Zespół, który powinieneś zbudować będzie składał się z różnych osobowości, talentów i umiejętności. Każdy będzie przedstawiał jakąś wartość. Uznanie i poszanowanie tych różnic pozwoli lepiej zmobilizować siły i środki, zrealizować nadchodzące zadania. Zespół potrzebuje osób, które podejmą ryzyko prowadzenia go. Może posiadać formalnego lidera albo przywództwo rozłoży się na kilka osób. Liderzy to osoby potrafiące skłonić pozostałych do skupienia się na celach, a także by budować kontakty z zespołami i osobami na zewnątrz. Pomagają skoordynować pracę, dysponują umiejętnościami w zakresie komunikacji i wiedzą jak zaktywizować wszystkich członków zespołu.
  3. Zobaczcie horyzont
    Jeśli zebraliście spółdzielcze problemy to z łatwością zdefiniujecie cele. Będzie to Wasza odpowiedź na problemy. Cele są ich odwróceniem. Dobrymi wizjami. Marzeniami. Wiedzcie co chcecie zrobić. Niech każdy cel będzie sprecyzowany, konkretny. Każdy musi go sobie dobrze wyobrazić. Dostosujcie go do problemów mieszkańców. Sformułujcie w sposób mierzalny i określony w czasie – kiedy i gdzie może być osiągniety. Niech to będzie realne – na miarę Waszych możliwości. Musi być oczywiście istotny dla wszystkich, powodujący ważną zmianę. Niektóre cele będą pośrednie lub krótkoterminowe, te ostateczne nazwijcie strategicznymi. A więc do jakich zmian mają prowadzić Wasze zespołowe działania? Które cele są najistotniejsze? Po drodze do celów może być kilka przeszkód. Porozmawiajcie, na które możecie mieć wpływ. Opracujcie minimalizację ryzyka ich wystapienia – tam gdzie to możliwe. Sformułowanie celów umożliwi określenie rezultatów – przyszłych wyników Waszych starań oraz metod działań.
  4. Czas na burzę mózgów
    Organizujecie ją, by odpowiedzieć sobie na pytania: Co powinniśmy zrobić? Co możemy zrobić? Co zrobimy? Jak to zrobimy?

    W pierwszej części burzy mózgów zastanawiacie się w jaki sposób możecie rozwiązać problemy (małe i duże) i osiągać cele. Nie ma złych pomysłów. Trzeba wypisać wszystkie w miarę jak się będą pojawiały, tak
    żeby wszyscy mogli je widzieć. Każdy uczestnik spotkania traktowany jest na równych zasadach. Lider pełni rolę arbitra, który będzie zniechęcał krytykantów. Gdy zebrana zostanie wystarczająca ilość materiału przechodzicie na bardziej kontrolowany styl pracy. Należy opracowywać każdy z podanych pomysłów zadając pytanie: Jak można rozwinąć ten pomysł by zmienić go w koncepcję gotową do zastosowania? Pomysły, które na początku wydają się niedorzeczne mogą w fazie analizy okazać się użyteczne. W drugiej części spotkania zgłaszacie w podobny swobodny sposób jakimi zasobami możecie dysponować bez ponoszenia kosztów (np. eksperci do przeszkolenia Waszej grupy, wykonanie materiałów promocyjnych, znajomi dziennikarze, którym można podesłać informacje, społecznicy, którzy rozpowszechnią ważne informacje, inni doradcy z zewnątrz). I wreszcie kto może być zainteresowany dotowaniem Waszych działań (dodatkowe źródła finansowania).
    Lider zespołu podsumowuje, na własny użytek, dotychczasową współpracę i burzę mózgów definiując mocne i słabe strony: członków zespołu, grupy jako całości, posiadanych zasobów materialnych, perspektyw pozyskania funduszy, szans włączenia do współpracy instytucji i partnerów spoza zespołu.
  5. Podział zadań i motywacja
    Budujcie projekty działań na Waszych mocnych stronach. Każde zadanie ma mieć określoną metodę. Warto sporządzić harmonogram działań. Pozwala on uzgadniać działania i ogarniać całość przedsięwzięcia. Są w nim nazwy zadań, terminy, osoby odpowiedzialne. Obejmuje nie tylko same działania, ale i czas przygotowań do nich. Przewiduje sekwencje działań: które działanie musi być zakończone, by mogło się rozpocząć następne? Które mogą być realizowane równocześnie? Powinien być dostosowany do roku kalendarzowego, do możliwości, umiejętności i doświadczenia wszystkich zrzeszonych wokół celu uczestników. Szczegółowy plan działań pomoże w zrozumieniu przez wszystkich sensu działań, pozwoli gospodarować efektywnie zasobami. Ważne: ludzie potrzebują motywacji. Szef zespołu powinien próbować zapewnić miejsca do spotkań, na bieżąco rozpoznawać i usuwać bariery w zespole, prezentować wyniki działań, wyrażać satysfakcję z osiągnięć pracy zespołu.
  6. Do rzeczy
    Teraz już liczy się umiejętnośc pracy w trybie zadaniowym. Działajcie systematycznie, zgodnie z planem, ale reagujcie na wydarzenia nieprzewidziane. Bądźcie na bieżąco ze sprawami spółdzielni. Określcie co pewien czas co jest jednocześnie ważne i pilne, bo trzeba to wykonać jak najszybciej. Dalej spisujcie pomysły na inne działania i przedstawiajcie je do wspólnych dyskusji. Stosujcie listę kontrolną i mapowanie myśli. W razie problemów możecie wymieniać się zadaniami. Liderzy ustalają terminy spotkań koordynacyjnych, aby oceniać postępy i osiągane efekty.
  7. W kontakcie
    Otwarta komunikacja to podstawa. Utrzymujecie ze sobą kontakt i wymianę informacji. Przygotowujecie się na kluczowe wydarzenia np. zebrania organów społdzielni. Przed każdym z nich omawiacie możliwe warianty wydarzeń. Lider zachęca, aby członkowie zespołu zadaniowego kontaktowali się między sobą osobiście, telefonicznie, elektronicznie, aby unikać opóźnień z powodu występujących problemów. Każda osoba w zespole musi mieć poczucie swobody wyrażania własnych poglądów. Zawsze powinno być dostatecznie dużo czasu na wewnętrzne dyskusje, wymianę informacji, omawianie problemów, przekazywanie sugestii i nowych pomysłów.
  8. Niech będzie o Was głośno
    Dajcie się zauważyć jako grupa z inicjatywą, otwarta na innych. Budujcie swoją wiarygodność. Informujcie jak ludzie skorzystają na Waszej aktywności. Do mediów formułujcie konkretne komunikaty unikając słowotoku. Piszcie i mówcie zwięźle. W działaniach społecznych nie potrzeba stylu mentorskiego, powieściowego czy pustosłowia. Nie stosujcie cudzysłowów i specjalistycznego słownictwa. W komunikatach skracajcie zdania, unikajcie żargonu. I pamiętajcie o stronie graficznej tekstu i jego czytelności. Wyrażajcie się do kamery krótko i precyzyjnie. Zastanówcie się w jaki sposób Wasze rodziny mogą pomóc w działaniach projektowych. Często to najlepsi recenzenci. Kto mający kontakt z mieszkańcami mógłby się o Was jeszcze dowiedzieć? Może Proboszcz? Dyrektor szkoły? Dzielnicowy? Parkingowy? Stróż? Radny? Sprzedawca w sklepie? Dokumentujcie także Wasze osiągnięcia, kamienie milowe, żeby w odpowiednim czasie się nimi chwalić.
  9. Bądź pozytywnym wojownikiem
    Jeśli walczysz o zdrowe i przejrzyste reguły sam je zachowuj, nawet w drobnych sprawach. To buduje poparcie. Odwołuj się do perspektywy odbiorcy. Zapewniaj, że wiesz jak walczyć i jak wygrywać. Zastanów się czym możesz przekonać zwolenników dotychczasowych władz spółdzielni? Wykaż odwagę, zachowaj konsekwencję, pokazuj entuzjazm. Dbaj wszędzie o kulturę języka i kulturę osobistą. Wymagaj od siebie, skoro wymagasz od innych.
  10. Błędy i porażki to nowa wiedza
    Przecież zawsze można spróbować inaczej. Albo później – ta sama akcja może się kolejny raz powieść, bo będzie na nią lepszy czas. Nie traćcie nadziei. Gdybyście jeszcze raz zaczynali od początku lub od momentu kiedy napotkaliście problemy, to jak byście się do tego zabrali? Po kluczowych wydarzeniach niech każdy ma możliwość wyrażenia opinii. Które działania mogłyby być bardziej profesjonalne? Każde doświadczenie może rodzić pomysł na inne działanie. Niech każdy ze zrzeszonych uczestników grupy, po zakończeniu ważnego etapu jej działania, wskaże co dało mu satysfakcję w dotychczasowym działaniu, co jej nie przyniosło oraz sformułuje jedno dobre zdanie o kimś z zespołu.