O spółdzielniach

Spółdzielcze rewolucje

Rekomendacje

 

I. Dobre praktyki w spółdzielniach mieszkaniowych

Jednym z najważniejszych elementów dobrze funkcjonującej spółdzielni mieszkaniowej jest:

  1. Strona internetowa na której umieszczane są:
    • informacje o zbliżających się wydarzeniach: na przykład o zbliżających się wyborach do Rady Nadzorczej bądź
      Rady Przedstawicieli Nieruchomości itd.,
    • informacje na temat terminów Walnego Zgromadzenia,
    • sprawozdania finansowe,
    • informacje na temat zmian w przepisach,
    • jawne informacje na temat przetargów oraz o rozstrzygnięciu, sprawozdania rady nadzorczej, walne zgromadzenia,
      głosowania.

    Dobrym rozwiązaniem jest też umieszczenie zakładki „Strefa Spółdzielcy” która zawiera informacje, jak w spółdzielni
    załatwić sprawy typu:

    • zgłoszenie szkody,
    • pobrać e-zaświadczenia.

    Czynsze przez internet dla mieszkańców, „e-opłaty” umożliwiające dokonanie płatności poprzez indywidualne konta,
    sprawdzenie salda.

    Zgłoszenie wniosków przez internet np.

    • zepsuta ławka,
    • brak oświetlenia,
    • zepsuty domofon.

    Bądź też nowych propozycji takich jak:

    • nowy plac zabaw,
    • boisko do gry,
    • siłownia,
    • nowe miejsca parkingowe.

    Dla osób niekorzystających ze strony internetowej stworzenie tablic ogłoszeniowych w spółdzielniach, na klatkach
    schodowych bądź w wydzielonym do tego miejscu, na których będą umieszczane najważniejsze informacje.

  2. Integracja mieszkańców poprzez tworzenie różnego rodzaju klubów w spółdzielniach mieszkaniowych tj.
    • Klub dzieciaka – zajęcia dla dzieci w wieku szkolnym.
    • Zajęcia teatralne – dla dzieci np. pod tytułem „Zróbmy teatr”.
    • Klub Seniora – zrzeszający starsze pokolenie z osiedla, na których seniorzy mogą spędzić miło czas, poznać się i
      nawiązać nowe kontakty.
    • Zajęcia integrujące dla osób niepełnosprawnych ułatwiające nawiązanie nowych kontaktów, zawarcie nowych przyjaźni,
      rozwijające umiejętności.
    • Warsztaty DECOUPAGE dla dorosłych i młodzieży.
    • Wypożyczalnia gier, takich jak brydż, szachy, karty itd.
    • Zajęcia taneczne dla par oraz osób indywidualnych.
  3. Organizowanie przez spółdzielnie konkursów z nagrodami np. na:
    • najładniejszy balkon,
    • najładniejszą lodżię,
    • najładniejszy przydomowy ogród.

    Po wyłonieniu zwycięzcy danego konkursu umieszczanie zdjęć na stronie internetowej bądź w gazetce lokalnej.

  4. Wydawanie gazetki informacyjnej lub biuletynu na każdy miesiąc, w których umieszczane są informacje na temat:
    • planowanych remontów,
    • realizowanych inwestycji (z fotografiami),
    • planowanych spotkań, zebrań,
    • aktualnego najmu lokali.

    Dzięki temu spółdzielnia może przekazywać jednorazowe, pisemne informacje przygotowywane przez zarząd w konkretnych
    sprawach.

  5. Organizowanie przez spółdzielnię pikników typu:
    • Dzień Dziecka,
    • Dzień Sąsiada,
    • Dzień Seniora,
    • spotkanie świąteczne.

    na których można przekazać szereg informacji i zbudować dobre relacje z mieszkańcami, dzięki temu członkowie
    spółdzielni mają poczucie przynależności do wspólnoty spółdzielców.

  6. Organizowanie dla dzieci przez spółdzielnię:
    • Półkolonii,
    • Zimowiska.
  7. Stworzenie anonimowej ankiety do pobrania w biurze spółdzielni lub na stronie internetowej, badającej poziom satysfakcji z usług i zarządzania mieniem spółdzielni.
    Wyrażone opinie pozwalają na usprawnienie świadczonej działalności i polepszenie obszarów działalności, które
    wymagają większej staranności i przyczyniają się do eliminacji niezadowolenia.
    Ankieta może składać się z kilku obszarów takich jak: sprawy ogólne, utrzymanie czystości, sprawy konserwacyjno –
    remontowe itd.
    Dzięki takiej ankiecie mieszkaniec odzyskuje poczucie wpływu na działalność spółdzielni mieszkaniowej.

II. Nowe rozwiązania

Nowe rozwiązania

Spółdzielnia mieszkaniowa, jako organizacja mieszkańców i dla mieszkańców, powinna być blisko swoich członków. Nowe rozwiązania mogą wspierać zarządzanie, podejmowanie decyzji, zgłaszanie usterek oraz transparentność.

  1. Zarządzanie – stworzenie na portalu internetowym kont mieszkańców (z koniecznością logowania). Na takim koncie znajdowałyby wszelkie rozliczenia przypisane do mieszkania. Możliwe byłoby sprawdzenie płatności, zużycia poszczególnych mediów, w tym dane historyczne. W celu obniżenia kosztów można byłoby osobiście podawać stany liczników, spółdzielnia miałaby prawo do ewentualnych kontroli prawdziwości podawanych danych. Docelowo możliwa byłaby rezygnacja z papierowych rachunków.
  2. Podejmowanie decyzji – używając konta mieszkańca na portalu możliwe byłoby głosowanie na różnymi sprawami. Oprócz głosowań statutowych byłaby możliwość przeprowadzania „mini referend” dotyczących tylko poszczególnych budynków, bloków (głosować mogliby mieszkańcy wspomnianych budynków). W takich „mini referendach” możnaby podejmować decyzje w zakresie najbliższych inwestycji, napraw z funduszu remontowego lub innych pilnych potrzeb. Takie głosowania dałyby realny wpływ mieszkańcom poszczególnych budynków na najbliższe otoczenie. Jest to bardzo ważne szczególnie w bardzo dużych spółdzielniach.
  3. Zgłaszanie usterek – używając konta mieszkańca możliwe byłoby zgłoszenie usterek. W biurze spółdzielni dyżurowałby pracownik, który przyjmowałby elektroniczne zgłoszenia. Reakcja na zgłoszenia podejmowana powinna być tak samo pilnie jak zgłoszenia telefoniczne. W ramach powyższego modułu możnaby rezerwować konkretną datę i godzinę napraw wykonywanych przez pracowników spółdzielni (np. hydraulików), co umożliwiłoby zlikwidować problem nieobecności w domu zgłaszającego mieszkańca.
  4. Transparentność – w ramach portalu internetowego i kont mieszkańców spółdzielnia zobligowana byłaby zamieszczać rejestr wszystkich zawartych umów i zleceń. Zamieszczane byłyby także wszystkie uchwały, zarządzenia itp. Zamieszczany powinien być także coroczny plan zawieranych umów na dany rok. Ponadto zamieszczane powinny być wszystkie zapytania o cenę wykonywania poszczególnych usług.

III. Dobre rozwiązania ze wspólnot

Spółdzielnia mieszkaniowa i wspólnota mieszkaniowa wydają się bardzo podobne. Jednak różnic jest wiele. O spółdzielniach mieszkaniowych napisano na tym portalu sporo. Przyjrzyjmy się wspólnotom mieszkaniowym. Wspólnota mieszkaniowa jest jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej. Do wspólnoty przystępujmy w momencie zakupienia lokalu. Wspólnoty działają poprzez swój organ tj. zarząd wspólnoty mieszkaniowej.

Zarządzanie wspólnotą mieszkaniową można powierzyć profesjonalnemu zarządcy nieruchomości w drodze notarialnego powierzenia. Zarządca nieruchomości musi spełniać restrykcyjne kryteria określone ustawą o gospodarce nieruchomościami. Właściciele nieruchomości mogą powierzyć obowiązki wykonawcze profesjonalnemu administratorowi. W takim przypadku zarządzają nadal właściciele nieruchomości, a odpowiedzialność administratora określona jest w umowie cywilnoprawnej

Uchwały we wspólnocie podejmowane są większością głosów, jednak ilość głosów jest proporcjonalna do powierzchni zajmowanego lokalu mieszkalnego.

Funkcjonowanie wspólnoty mieszkaniowej ma sporo zalet. Decyzje podejmują sami właściciele, a zarząd lub zarządca ich decyzje wykonuje. Ponadto panuje duża przejrzystość finansowa. Najczęściej opłaty składają się z rozliczenia rachunków, odpisów na fundusz remontowy oraz wynagrodzenie dla zarządcy lub administratora. W przypadku zbyt wysokiego wynagrodzenia zarządcę lub administrator można zmienić i wybrać tańszego. Członkowie wspólnoty nie opłacają całej biurokratycznej machiny (prezesa, kierowników, pracowników biurowych, gospodarczych itd.). Kolejną zaletą jest wielkość wspólnot, najczęściej są to nieruchomości składające się z kilkunastu lub kilkudziesięciu lokali zajmujących niewielką działkę. Niewielka nieruchomość generuje zazwyczaj mniejsze koszty. Mieszkańcy czują, że mają wpływ na podejmowane decyzje. W przypadku zlecania np. prac remontowych sami wybierają wykonawcę według własnych kryteriów.

Wiele z zalet wspólnot mieszkaniowych można przenieść na grunt spółdzielni mieszkaniowych. W spółdzielniach powinny także zostać uproszczone rachunki. Podobnie jak we wspólnocie powinny składać się z rozliczenia rachunków, odpisów na fundusz remontowy oraz opłat na zarządzanie przez biuro spółdzielni mieszkaniowej. Wyodrębnienie opłaty za zarządzanie pozwoli trzymać w ryzach zapędy finansowe zarządu spółdzielni. Ponadto decyzje dotyczące konkretnych nieruchomości powinny być podejmowane przez spółdzielców zamieszkujących tę nieruchomość. Pozwoli to na podniesienie poczucia wpływu na podejmowane decyzje. Podobnie decyzja dotycząca wyboru wykonawcy powinna należeć do mieszkańców remontowanej nieruchomości.

Pewne zalety posiadają także spółdzielnie mieszkaniowe. Do najważniejszych zaliczyć wielkość spółdzielni, najczęściej obejmują kilkadziesiąt nieruchomości. W takim przypadku można wykorzystać efekt skali, zazwyczaj na większe zamówienia można uzyskać niższą cenę. Kolejną zaletą jest możliwość płynnego przepływu zgromadzonych środków między nieruchomościami. W ramach spółdzielni możliwe jest „pożyczanie” środków finansowych między nieruchomościami. Jeśli w danej nieruchomości nie planuje się w najbliższym czasie żadnej inwestycji to środki zgromadzone przez jej mieszkańców można wykorzystać do remontu w innej nieruchomości. Trzeba tutaj pamiętać o czytelnym dokumentowaniu tego faktu.

Wdrożenie zalet wspólnot mieszkaniowych do zarządzania spółdzielnią mieszkaniową może stworzyć instytucję, która jest przyjazna dla mieszkańców.